Cómo guardar la agenda de tu iPhone para no perderla nunca [tutorial]

Con esta entrada, vamos a iniciar una serie de tutoriales de utilización del iPhone que tienen como objetivo optimizar las posibilidades de nuestro terminal para sacarle el máximo partido. Podemos pensar en estos tutoriales como una manera de pasar de ser usuario básico, a usuario avanzado – sin que esto suponga mucho esfuerzo. Es sorprendente ver la cantidad de personas que utilizan un iPhone por debajo de sus posibilidades, simplemente porque no saben todo lo que se puede hacer con él o lo útil que es utilizar ciertos servicios gratuitos en Internet que consiguen cosas que nunca hubieran pensado que son posibles.
En esta primera entrada de esta serie de tutoriales, vamos a hablar de la agenda del iPhone. La agenda, como todos sabemos, es el libro de direcciones en donde almacenamos los datos de contacto de nuestros amigos, familiares, etc. Antes era habitual poder poner un nombre y un número de teléfono, pero ahora con cualquier teléfono inteligente o smartphone es posible guardar todo tipo de información, desde la foto, hasta las direcciones de email, comentarios, dirección etc. Si tenemos muchos contactos, toda esta información es muy valiosa pues costaría muchas horas recuperarla de nuevo, e incluso corremos el riesgo de no poder volver a contactar con muchas personas si la perdemos. Es por esto que es vital tener siempre una copia de seguridad de la misma. Las buenas noticias es que esto es muy fácil de conseguir, y además nos trae muchas otras ventajas. Lo mejor de todo, es que es gratis.
La primera de las ventajas es que al guardar una copia de seguridad en la nube (es decir, la subimos de manera privada a unos servidores que hay en Internet) para que si algún día decidimos cambiar de iPhone, o nos da por pasarnos a la competencia y comprarnos un terminal con Android, Windows Phone o una Blackberry siempre tengamos la misma agenda en todos los dispositivos. Es decir, nuestra libreta de contactos será siempre la misma independientemente del tipo de equipo que utilicemos, sin esfuerzo, incluso si la consultamos en un ordenador o en un iPad, desde cualquier lugar. ¿Nos roban el móvil? – no hay problema, cuando tengamos el nuevo, en 5 minutos volveremos a tener todos los contactos como si nunca hubiera pasado nada. Si quieres saber cómo configurar tu iPhone para conseguir esto, sigue leyendo después del salto.
Primero, vamos a explicar lo que vamos a hacer; Vamos a crear una copia de todos los contactos que tenemos en nuestro iPhone, online, para ‘instalarla’ de nuevo una vez la tengamos a buen recaudo; Es decir, vamos a hacer una copia de seguridad de todos nuestros contactos, luego borrarlos todos, para instalarlos de nuevo de una manera que nunca se pierdan, haciendo que nuestro iPhone tenga una copia exacta de todos nuestros contactos en la red; Esta copia es totalmente privada y no se publica (sólo nosotros, que sabemos la clave y nombre de usuario de nuestra cuenta, podemos acceder a los datos) y nos permite “instalar” estos mismos contactos en cualquier dispositivo, o incluso varios a la vez. Si los modificamos desde el ordenador, los modificamos también en el iPhone, aunque lo tengamos en un bolsillo sin tocarlo. Igualmente si añadimos un contacto en el iPhone, se añadirá también en el ordenador, iPad, Android o lo que sea que utilicemos (y si utilizamos varios, en todos al mismo tiempo).
Lo primero que hay que tener en cuenta, es que todos los contactos que ahora mismo tenemos en nuestro iPhone, si los has ido guardando sin más creando nuevos contactos en la App de Agenda o si los has copiado de la tarjeta SIM, están disponibles sólo en tu iPhone. Esto es poco recomendable, porque si los perdemos, los perdemos para siempre (porque se rompa el terminal, porque nos lo roben, se nos caiga a una piscina o lo olvidemos por ahí, etc). Uno de los problemas que tiene la agenda del iPhone, es que apenas ha cambiado desde que salió la primera versión de iOS en el 2007 (cuando aún se llamaba iPhone OS). Apple, sigue añadiendo nuevas funcionalidades a iOS que son bienvenidas, como una multitarea inteligentemente implementada, por mencionar una, pero al mismo tiempo apenas ha tocado la App de SMS o de agenda, por ejemplo – y le faltan funcionalidades importantes como poder exportar todos los datos locales que tenemos de alguna manera (como un fichero .vcf como hacen muchos móviles normales, por ejemplo). Es posible compartir un contacto por email (y de esta manera, podemos enviarnos todos los contactos uno a uno en muchos emails a nuestra propia cuenta de correo) pero esto es un trabajo arduo y tedioso. Hay también apps en la App Store que podrían ayudar a automatizar esto, pero la idea es conseguir hacer esto gratuitamente… y sólo una vez. Lo que vamos a hacer, es copiar todos los contactos de nuestro iPhone en Google Contacts, que es uno de los servicios que Google nos brinda con cualquier cuenta de Google que tengamos (gmail etc). Una vez copiados ahí, podremos acceder a ellos desde cualquier terminal, o ordenador. Por esta razón, sólo lo haremos una vez.
Tanto si nos los enviamos por email como si los copiamos a mano, la manera más rápida de acabar con esto es ‘metiendo’ los datos de nuestro móvil anterior o de nuestro iPhone, en Google Contacts. Si pulsamos aquí, podemos ir a la web en donde podemos hacer esto desde el ordenador (en realidad, desde cualquier página web, también en el iPhone o iPad). Obviamente hace falta tener una cuenta de Google, que es gratuita y que puedes dar de alta aquí. Una vez tengamos todos los contactos en nuestra cuenta de Google, con sus nombres y números, lo que vamos a hacer es sustituir la agenda con contactos locales de nuestro iPhone por la de Google Contacts. El resultado es que tendremos los mismos contactos, pero esta vez sincronizados con Google Contacts (antes, la teníamos guardad solamente de manera local, que como ya hemos explicado no es recomendable). Para sustituir la agenda del iPhone por la de Google Contacts, lo único que tenemos que hacer es sincronizar nuestra cuenta de Google (no sólo los contactos, sino también el email y los calendarios – esto queda para otras entradas de estos tutoriales) utilizando Microsoft Exchange. Aunque parezca irónico, lo cierto es que utilizando los servicios de Google y tecnología de Microsoft, tenemos una solución de seguridad perfecta para nuestro iPhone de Apple – son las ironías del mundo de la informática.
Para sincronizar nuestra cuenta de Google con nuestro iPhone, nos vamos al icono de ajustes, y luego a Correo, contactos y calendario. Desde ahí, le damos a Añadir cuenta.
Después, en los tipos de cuentas que podemos añadir, elegimos Microsoft Exchange. Nos aparecerá una pantalla en la que tenemos que poner nuestra dirección de email (que es la que tenemos de nuestra cuenta de Google) y luego el usuario (de nuevo, la dirección de email) y la contraseña (la de la cuenta de Google). Una vez hagamos esto, el iPhone verificará la cuenta y nos sacará en pantalla un campo más, en donde elegimos el servidor, que es m.google.com. El dominio hay que dejarlo sin configurar, en blanco. Luego guardamos la cuenta, y listo, a partir de ese momento, nuestro iPhone empezará a sincronizar todos los contactos que tengamos en la cuenta de Google, automáticamente.
Este proceso tarda unos cuantos minutos, sobre todo si tenemos muchos contactos, por lo que es posible que nada más configurarlo, tengamos la agenda vacía. Si esperamos un rato y volvemos a abrirla, veremos que tenemos todos los contactos de vuelta ahí. Al añadir un contacto nuevo, lo tendremos de nuevo en Google Contacts y si configuramos esta cuenta de Google de la misma manera en otro iPhone, los mismos contactos se añadirán a todas las máquinas automáticamente. Como hemos dicho antes, lo mejor de todo es que nunca los perderemos, aunque perdamos el terminal… conseguiremos independencia total del tipo de dispositivo que tengamos para guardar, de una manera segura y rápida, los datos de nuestra agenda. Dicho de una manera más sencilla y rápida: nunca volveremos a perder nuestros datos.
Desde Google Contacts, por cierto, es posible exportar todos nuestros datos en formato .vcf (el más utilizado) o importarlos en masa si ya tenemos un fichero .vcf.
Por supuesto, para poder sincronizar los contactos el iPhone ha de estar conectado a la red vía 3G o Wi-Fi… si añadimos un contacto cuando no haya conexión, el iPhone se encargará de sincronizarlo automáticamente, en segundo plano, cuando haya conexión a la red disponible. Se pueden sincronizar también las fotos de los contactos. Por cierto, el correo también llegará cuando se os envíe, es decir, será push, no hará falta abrir la app de correo para comprobar si hay mensajes nuevos. Los eventos del calendario también se sincronizarán automáticamente.
Esperamos que este pequeño truco os sirva para no perder vuestros contactos nunca más y a facilitar la migración de toda esta información, sin esfuerzo, a cualquier dispositivo; Al principio, con la copia de todos los primeros contactos, puede ser engorroso pero es sólo una vez y sin duda ahorra mucho tiempo en el futuro.
Actualización: Cuando terminamos de configurar la cuenta de Google en el iPhone, nos pregunta si queremos borrar o no los contactos del iPhone; para no tener duplicados o que haya que hacer es borrarlos pero antes hay que copiarlos en Google Contacts, manualmente uno a uno o enviándote a ti mismo cada contacto por email, desde la agenda. Si no hacemos esto, los perderemos.

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